Shopify Flow App: So nutzen Sie die Workflow Automation für Ihren Shop (inkl. Anleitung!)

Tagtäglich führen Händler hunderte kleine Aufgaben aus, die einzeln betrachtet keine großen Zeitfresser sind. In Summe haben sie aber einen großen Einfluss auf die Produktivität und damit auch auf das Unternehmenswachstum.

Die Zauberformel lautet E-Commerce-Automatisierung, wodurch Sie und Ihre Mitarbeiter das wichtigste Gut bekommen, was Sie haben: Zeit. Indem Sie Ihre Workflows und Prozesse automatisieren, sparen Sie viele müßige Stunden Arbeit und können sich vollkommen auf Ihr Unternehmen konzentrieren.

Das Optimum holen Sie jedoch nur heraus, wenn sich Ihr Automatisierungs-Tool in Ihre bestehende Shopify E-Commerce-Plattform integrieren lässt. Genauso eine Lösung ist Shopify Flow. Die Shopify Flow App lässt sich spielend einfach für Ihren Shopify Shop nutzen und ist für die Pläne Shopify, Shopify Advanced und Shopify Plus verfügbar. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie von der Shopify Workflow Automation profitieren, für welche Szenarien sich die Shopify Flow App eignet und geben wertvolle Tipps.

Was ist Shopify Flow?

Shopify Flow ist eine Anwendung, die es Händlern ermöglicht ihre Aufgaben und Prozesse im Shopify-Store und in Kombination mit installierten Apps zu automatisieren. Die Administration erfolgt direkt im Shopify-Backend. Dazu sind keine Programmier- oder Entwicklungskenntnisse erforderlich. Wenn Sie Shopify Plus oder die Pläne „Shopify“ und „Advanced“ nutzen, können Sie sich Shopify Flow direkt als App herunterladen. 

Um beispielsweise repetitive Aufgaben zu automatisieren, können Sie mit Hilfe des Visual-Builders von Shopify Flow in nur drei Schritten einen eigenen Workflow erstellen, der Ihnen die Arbeit abnimmt und auf Ihre unternehmerischen Bedürfnisse angepasst ist. Dieser basiert auf einer Trigger-, Bedingungs- und Aktionslogik, die wir Ihnen im nachfolgenden Kapitel genauer erklären. Darüber hinaus gibt es bereits viele Out-of-the-box-Vorlagen, die Sie einfach anwenden können. Einige davon stellen wir Ihnen später noch vor.

Vor- und Nachteile von Shopify Flow

Vorteile

• Automatisierung von Prozessen: Shopify Flow ermöglicht die Automatisierung wiederkehrender Geschäftsprozesse, was Zeit und Ressourcen spart.

• Flexible Workflows: Händler können maßgeschneiderte Workflows erstellen, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind, von der Bestellabwicklung bis zur Marketing-Automatisierung.

• Integration externer Anwendungen: Die Plattform bietet die Möglichkeit, mit externen Software-Anwendungen zu integrieren, was erweiterte Automatisierungsfunktionen und systemübergreifende Workflows ermöglicht.

• Verbesserte Effizienz: Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Bestandsverwaltung, Marketingaktionen und Kundenkommunikation verbessert Shopify Flow die Gesamteffizienz im E-Commerce.

• Anpassbare Bedingungen und Aktionen: Benutzer können Bedingungen und Aktionen anpassen, um komplexe Workflows zu erstellen, die auf bestimmten Ereignissen oder Daten basieren.

Nachteile

• Kosten: Einige fortgeschrittene Funktionen von Shopify Flow können mit höheren Kosten verbunden sein, insbesondere für Nutzer von Basisplänen.

• Lernkurve: Die Erstellung komplexer Workflows erfordert möglicherweise ein Verständnis der Automatisierungsfunktionen und kann eine gewisse Einarbeitungszeit erfordern.

• Nicht alle Pläne enthalten alle Funktionen: Einige fortschrittliche Automatisierungsfunktionen sind möglicherweise nur in höheren Abonnement-Plänen verfügbar, was die Nutzung für kleinere Unternehmen einschränken könnte.

Wie funktioniert Shopify Flow?

Die Grundlage für Ihre Automatisierung bilden die sogenannten Shopify Workflows. Dazu sind drei wichtige Workflow-Komponenten notwendig: Trigger, Bedingung und Aktion.

Trigger

Der Trigger ist ein Ereignis, das den Workflow initial auslöst. Dieses Ereignis kann ein interner Trigger in Shopify sein, wie bspw. eine eingehende Bestellung. Ein Trigger kann aber auch durch eine Drittanbieter-Anwendung bzw. -App gestartet werden. 

Bedingung

Mithilfe der Bedingung legen Sie fest, welche bestimmten Kriterien gelten müssen, damit anschließend eine Aktion gestartet wird. Diese basieren auf dem Wenn-Dann-Prinzip und werden auch nur ausgeführt, wenn die Anforderungen zutreffen. 

Aktion

Sobald die Bedingung erfüllt ist, wird eine von Ihnen definierte Aktion im Shopify-Store selbst oder in einer von Ihnen installierten App vorgenommen. Von Nachrichten senden bis Daten abrufen und in Drittanwendungen nutzen, ist alles dabei. 

Zusammenfassend können Sie mit Shopify Flow jedes Ereignis in Ihrem Shop überwachen und bei definierten Voraussetzungen eine automatisierte Aktion festlegen, die als Reaktionen ausgeführt wird. Eine Übersicht mit Beispiel erhalten Sie in unserer nachfolgenden Tabelle.

Darüber hinaus gibt es weitere Komponenten, die in einem Workflow zum Einsatz kommen können:

Variablen

Variablen werden als Platzhalter für bestimmte Informationen eingesetzt. So gibt es z. B. Variablen für Bestellnummern, SKUs, Kundennamen oder auch den Bestellpreis und vieles mehr. Mit sogenannten erweiterten Liquid-Variablen lassen sich auch Nachrichten erstellen, die diese Informationen enthalten und den Empfängern die Zeit der Recherche sparen.

Connectors

Dank der Connectors lassen sich bestimmte Apps mit Shopify Flow verbinden, um Trigger-basiert Informationen aus der App zu gewinnen oder Informationen an diese App zu senden.

Nachrichten

Mit Workflows lassen sich auch Aktionen erstellen, die E-Mails automatisiert versenden. Diese werden von Shopify an zuvor definierte Empfänger verschickt und können zudem durch Variablen personalisiert werden.

So erstellen und verwalten Sie Workflows

Es gibt zwei Wege, um einen automatisierten Workflow zu erstellen. Entweder manuell oder mit einem der vielen Shopify Flow Templates, die Sie direkt als Vorlage nutzen können.

Einen manuellen Workflow erstellen

Im Folgenden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre eigene Automatisierung erstellen. Über die Shopify Flow Anwendung in Ihrem Shopify-Backend erstellen Sie einfache Workflows mit jeweils einem Trigger, einer Bedingung und einer Aktion. Diese können Sie auch komplexer gestalten, indem Sie zusätzliche Bedingungen und Aktionen hinzufügen oder auch die Trigger erweitern.

Sowohl Trigger als auch Aktionen können selbst programmiert und somit beliebig an die eigenen Wünsche angepasst werden. Sie benötigen Unterstützung dabei? Das Team von Latori arbeitet regelmäßig mit Shopify Flow und kennt sich mit der Programmierung von Triggern und Actions bestens aus - erfahren Sie mehr über unsere Services.

Ablauf:

• Klicken Sie im Shopify-Adminbereich auf Einstellungen > Apps und Vertriebskanäle.

• Wählen Sie die App Shopify Flow aus. Sollten Sie die App dort nicht sehen, schauen Sie auch unter Apps in der Seitennavigation Ihres Adminbereichs oder installieren Sie die App über den Shopify App Store.

• Klicken Sie auf Workflow erstellen und anschließend auf Trigger auswählen.

• Wählen Sie den für Sie passenden Trigger aus, der Ihren Workflow startet. Dazu können Sie z. B. nach Order suchen, um sich alle Trigger für Bestellungen anzeigen zu lassen. Beispielsweise startet der Trigger Order created einen Workflow, wenn eine Bestellung erstellt wird.

• Klicken Sie nun auf das Plus-Zeichen bzw. Then/Dann und anschließend auf Zustand, um die Bedingung festzulegen.

• Sie haben die Möglichkeit, nur eine Bedingung oder gleich mehrere Bedingungen zu hinterlegen, die erfüllt werden müssen. Im Drop-Down-Menü wählen Sie, ob eine Aktion durchgeführt wird, Wenn alle Bedingungen erfüllt sind oder Wenn eine Bedingung erfüllt ist.

• Fügen Sie nun die Kriterien hinzu, wie z. B. totalPriceSet, um die Bedingung zu erstellen, dass der Bestellwert über 200€ liegt.

• Klicken Sie auf Then/Dann und wählen Sie Aktion aus, um festzulegen, was getan werden soll. Die Aktion könnte sein, dem Kunden ein Tag zu geben mit Add customer tags und diesen Tag zu benennen. 

• Optional können Sie über Otherwise/Andernfalls zusätzliche Bedingungen und Aktionen hinzufügen, die z. B. ausgeführt werden, wenn eine Bedingung falsch ist.

• Fertig. Jetzt können Sie Ihren Workflow oben noch umbenennen und ihn anschließend über die Schaltfläche Workflow aktivieren live schalten.

Viele unserer Kunden nutzen derartige Workflows, um Produktseiten zu taggen, Mitarbeiterbestellungen differenziert zu behandeln, automatische E-Mails auszusenden oder andere Marketing-Maßnahmen automatisiert auszuführen. Asphaltgold und LFDY sind zwei dieser Kunden. Lesen Sie alles über die Erfolgsgeschichten der beiden Marken!

Mithilfe einer Vorlage einen Workflow erstellen

Bei der Erstellung von Workflows können Sie auch auf eine Reihe vorgefertigter Shopify Flow Templates zugreifen. Diese Vorlagen nutzen Trigger und Aktionen im Shop oder greifen auf bestimmte Apps zurück und verwenden Platzhalter. Stellen Sie sicher, dass Sie entsprechende Apps über den Connector installiert haben und dass Sie Platzhalterdaten angepasst haben. Sollte der Workflow eine E-Mail versenden, vergewissern Sie sich auch, dass Ihre Adresse hinterlegt ist.

Wenn Sie Vorlagen innerhalb von Shopify vermissen, können Sie im Shopify App Store zahlreiche Apps finden, die mit Shopify Flow verbunden werden können. Diese bieten Trigger sowie Aktionen für Loyalty-Programme, Kundensegmentierung, Lagerbestandsmeldungen und mehr. Nosto und Klaviyo sind gern genutzte Apps, die hervorragend mit Shopify Flow funktionieren.

Ablauf:

• Klicken Sie im Shopify-Adminbereich auf Einstellungen > Apps und Vertriebskanäle oder alternativ auf Apps und wählen Sie Shopify Flow aus.

• Klicken Sie anschließend auf Workflow erstellen und wählen Sie Vorlagen durchsuchen.

• Durchstöbern Sie die Vorlagen und wenn Sie sich für ein Template entschieden haben, klicken Sie es einfach an. Sie sehen nun die detaillierten Abläufe. Überprüfen Sie, ob die Vorlage zu Ihren Anforderungen passt.

• Klicken Sie auf Installieren. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, den Workflow zu bearbeiten und einen anderen Titel zu vergeben.

Jetzt Workflow aktivieren und es kann losgehen.

Ihre eingerichtete Shopify Workflow Automation funktioniert nicht?

Möglicherweise beeinträchtigen bestimmte Einstellungen und Gegebenheiten Ihren Workflow, sodass dieser nicht einwandfrei funktioniert. Wenn Sie sich unsicher sind, konsultieren Sie einen Shopify-Experten. Vielleicht hilft Ihnen auch die nachfolgende Übersicht bei der Fehlerbehebung:

• Für den Abschluss eines Workflows gibt es keine fest definierte Zeit. Diese werden schnellstmöglich ausgeführt, aber mitunter kann es auch zu Verzögerungen kommen und deshalb sehen Sie möglicherweise auch noch nichts. 

• Trigger und damit verbundene Aktionen, die im Zusammenhang mit Bestellungen erstellt wurden, wirken sich nicht auf Bestellentwürfe aus und umgekehrt.

• Enthält ein Kunde, ein Produkt oder eine Bestellung bereits mehr als 250 Tags, werden möglicherweise Workflows, die als Bedingung mit Tags arbeiten, nicht ordnungsgemäß ausgeführt.

• Voraussetzung für funktionierende Workflows ist, dass die Trigger über Shopify Flow oder über eine App gestartet werden müssen.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Workflows im Vorfeld zu testen, bevor Sie sie aktivieren. So stellen Sie sicher, dass die Daten Ihren Erwartungen entsprechen.

Workflows in Shopify Flow verwalten

Nachdem Sie die verschiedenen Workflows erstellt haben, werden Ihnen auf dem Flow Dashboard alle Workflows aufgelistet. Hier können Sie schnell überblicken, ob ein bestimmter Workflow aktiv ist und wann er zum letzten Mal ausgeführt wurde.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, einzelne Workflows zu duplizieren, zu löschen oder zu exportieren. Dazu kreuzen Sie die jeweiligen Workflows einfach an und wählen anschließend Workflow duplizieren, Workflow löschen oder Workflow exportieren. Die exportierten Automatisierungen können Sie mit anderen Händlern teilen oder als Sicherungskopie anlegen. Stellen Sie sicher, dass keine personenbezogenen Daten, wie bspw. die E-Mail-Adresse weitergegeben werden. Nach dem Export steht Ihnen der Workflow als .flow-Datei zur Verfügung. Beachten Sie auch, dass Workflows nur gelöscht werden können, wenn sie inaktiv sind.

Um Workflows zu importieren, klicken Sie im Dashboard oben auf Importieren und wählen Sie Ihre Datei mit der Endung .flow aus oder ziehen Sie sie in das Feld. Mit der Option Workflow-Vorschau können Sie den Workflow vor dem Importieren überprüfen.

Wenn Sie als Händler mit Shopify Plus die Flow App nutzen, haben Sie zusätzlich die Aktion Workflow kopieren. Damit können Sie Workflows innerhalb Ihrer Organisation kopieren und für andere Shops verwenden. Dies funktioniert nur, wenn Sie auch in den anderen Shops Berechtigungen für die Shopify Flow App besitzen und Zugriff auf den Kanal haben.

10 Best-Practise-Vorlagen für die Shopify Flow App

Die Einsatz-Szenarien für automatisierte Workflows mit Shopify Flow sind beinahe unbegrenzt. So verfügt Flow bspw. auch über eine OpenAI-Integration, mit der Händler AI-gesteuerte Workflows erstellen können. Im Folgenden stellen wir Ihnen 10 hilfreiche Best-Practise-Beispiele für unterschiedliche Abteilungen in Ihrem Unternehmen vor.

Shop-Management

Im Shop-Management können Automatisierungen für eine Vielzahl von Versand-, Bestands- und produktbezogene Abläufe eingesetzt werden. Wenn z. B. der Bestand zur Neige geht, kann ein Workflow erstellt werden, der einen Lieferanten per E-Mail informiert und eine Nachbestellung anfordert. Auf dieselbe Weise können auch Produkte mit wenig Bestand automatisch deaktiviert und wieder aktiviert werden, sobald neue Ware verfügbar ist.

Shopify Flow Vorlagen:

• Erhalten Sie eine Nachricht bei niedrigem Inventarbestand für Produkte

• Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn es eine steigende Nachfrage für Produkte gibt, die nicht mehr auf Lager sind

• Schicken Sie eine Nachricht an das Logistikteam bei Expressversand

Kundenservice

Mit Flow können Sie Kunden aufgrund von Parametern wie z. B. Bestellwert oder Vertriebskanal automatisch mit einem Tag kennzeichnen. Darüber hinaus lassen sich neben der Segmentierung die Automatisierungen auch nutzen, um bspw. dem Kundenservice eine E-Mail-Benachrichtigung zu senden, um sich beim Kunden mit einer Dankesnachricht zu melden oder auf die Rückgabe von Artikeln den Kontakt herzustellen und nachzuhaken.

Shopify Flow Vorlagen:

• Organisieren Sie Ihre Kunden anhand des bisher erreichten Bestellwertes

• Senden Sie dem Kunden eine Nachricht, sobald sein Wunschartikel im Angebot ist

Betrugsprävention

Zusätzlich zu Shopify Plus‘ Risikoanalyse können Sie Flow ergänzend nutzen, um rechtzeitig Bestellungen mit hohem Risiko zu identifizieren. Durch entsprechende Workflows wird die Bestellung entweder automatisch gestoppt oder sie wird zur Überprüfung an Ihre Sicherheitsexperten versandt. 

Shopify Workflow Vorlagen:

• Stornieren Sie hochriskante Bestellungen und aktualisieren Sie Ihren Lagerbestand

• Werden Sie benachrichtigt, wenn es unüblich große Bestellmengen gibt

• Erfassen Sie Zahlungen bei Bestellungen ohne Risiko

Marketing und Werbung

Ganz gleich, ob Sie neue Produkte hinzufügen und gleichzeitig das Marketing-Team informieren möchten, um mit den Werbemaßnahmen zu starten oder ob Sie Marketingmaßnahmen auswerten möchten - mit den automatischen Workflows sparen Sie Zeit. 

Shopify Workflow Vorlagen:

• Erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald ein Rabattcode verwendet wird

• Taggen Sie mit Geschenkgutscheinen bezahlte Bestellungen

Shopify Flow und Drittanbieter: So lässt sich Shopify Flow verknüpfen

Im Beitrag haben wir es schon einmal angeschnitten: Shopify Flow kann unkompliziert an andere Software angebunden werden und erweitert so die Möglichkeiten und Funktionen.

Anbindung an Apps aus dem App Store

Viele Apps im Shopify App Store können problemlos mit Shopify Flow verknüpft werden. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, Treueprogramme in Ihre Flows aufzunehmen und automatisierte Mails zur Punkteübersicht oder dem aktuell verfügbaren Guthaben einzurichten.

Anbindung an externe Software

Die Anbindung von Shopify Flow an externe Software ermöglicht es Händlern, den Funktionsumfang der Plattform zu erweitern und spezifische Workflows zu automatisieren. Dies ist besonders nützlich, wenn es darum geht, Informationen zwischen Shopify und anderen Unternehmenssystemen zu synchronisieren.

Fazit

Von der automatischen Nachricht bei fehlenden Lagerbeständen, über KI-gesteuerte Befehle, bis hin zur Betrugsprävention bei risikobehafteten Bestellungen, mit Shopify Flow können Sie viele Abläufe in Ihrem Unternehmen automatisieren und sich mehr Zeit verschaffen. Um mit Flow zu starten, empfiehlt sich zu Beginn eine Analyse Ihrer Prozesse. Was benötigt viel Zeit? Was sind wiederkehrende Aufgaben? Was möchten Sie besonders im Blick behalten? Mit den gewonnenen Erkenntnissen können Sie Ihre eigenen Workflows erstellen oder auf viele Beispielvorlagen zurückgreifen. Dabei gibt es fast nichts, was Flow nicht für Sie erledigen kann.