Shopify-Buchhaltung: Wie Sie mithilfe von Shopify Apps automatisiert Shopify Rechnungen erstellen und alles im Blick behalten
Dienstag, 5. September 2023
Latori GmbH

Shopify-Buchhaltung: Wie Sie mithilfe von Shopify Apps automatisiert Shopify Rechnungen erstellen und alles im Blick behalten

Während sich einige wenige für sie begeistern, ist sie für die allermeisten Händler ein großes, aber notwendiges Übel: Die Rede ist von der Buchhaltung. Der Grundsatz zur ordnungsgemäßen Buchführung schreibt vor, dass sämtliche Geschäftsvorfälle zeitnah und chronologisch dokumentiert werden müssen. Um dem gerecht zu werden, sollten Sie Ihre Shopify-Buchhaltung automatisieren. Wie Sie eine Shopify Rechnung erstellen und mit Ihrer Buchhaltungssoftware zusammenbringen, erläutern wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.

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Shopify Rechnungen müssen buchhalterisch erfasst werden

Eine Shopify-Karte in der Nähe des Shopify-Kartenlesers und ein verpackter EinkaufDer Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung laut Handelsgesetzbuch (HGB) gilt auch für Unternehmen im E-Commerce. Dieser besagt im Wesentlichen nichts anderes, als dass sämtliche Einnahmen und Ausgaben erfasst und dokumentiert werden müssen. Auf Seiten der Einnahmen bedeutet das, dass alle ausgehenden Shopify Rechnungen buchhalterisch erfasst werden müssen. Gleiches gilt für die Dokumentation von Kosten, sei es für Personal, Wareneinkäufe, Lagerstätten, Büromiete usw. 

Für die meisten Unternehmen gilt darüber hinaus die Umsatzsteuerpflicht. Ist das der Fall, werden neben Einnahmen und Ausgaben (Netto) auch die eingenommene Umsatzsteuer sowie die bereits im Vorfeld an das Finanzamt abgeführte Vorsteuer erfasst. Die Vorsteuer wird dabei wahlweise monatlich oder quartalsweise abgeführt.

Aus diesen Vorgaben entsteht den Händlern ein nicht zu unterschätzender Aufwand. Kommt es innerhalb der Buchhaltung zu Fehlern, drohen darüber hinaus empfindliche Konsequenzen durch das Finanzamt. Um dem vorzubeugen, setzen viele Unternehmen eine DATEV-Buchhaltungssoftware ein und automatisieren damit ihre Buchführung. Es gibt diverse Shopify-Buchhaltungs-Apps, die je nach Ausstattung eine Rechnung online erstellen, über die man Shopify-Rechnungen einsehen kann, die ein- und ausgehende Zahlungsströme (z.B. über Shopify Payments) verbuchen und diese nach den Vorgaben der DATEV direkt an das zuständige Finanzamt übermitteln können. Im Folgenden wollen wir Ihnen einige dieser Apps vorstellen.

Lesetipp: Sie wollen Ihre Prozesse noch mehr vereinfachen und automatisieren? Wir stellen Ihnen Shopify Flow vor.

Shopify Rechnung erstellen: Darauf kommt es an

Bei der Buchhaltung liegt der Fokus der Shopify-Händler meist auf drei Aspekten: Rechnungserstellung, Zahlungsabgleich und die DATEV-konforme Bereitstellung der Daten. 

Die Rechnungen können Sie mithilfe einer der zahlreichen Apps aus dem Shopify App Store, wie z.B. Sufio erstellen. Darüber hinaus nutzen viele Händler ihr ERP-System für die Rechnungserstellung. 

Bei der DATEV-konformen Bereitstellung von Daten, die im Shop anfallen, wie z.B. Transaktionen oder Retouren, werden diese im DATEV-Format festgehalten. Hierfür eignet sich beispielsweise die App pathway, mit der Sie zusätzlich Ihre Rechnungen erstellen können.

Beim Zahlungsabgleich wird kontrolliert, ob alle Zahlungen korrekt sind. Sie können Ihre Daten im Shopify Backend als csv- oder Excel-Datei herunterladen und so z.B. Transaktionsgebühren nachvollziehen. Dies ist allerdings nur bei den Shopify Payments möglich, bei Zahlungsanbietern wie Paypal müssen Sie diese separat heruntergeladen werden.

Einfache Buchhaltung vs. Doppelte Buchhaltung: Das sind die Unterschiede

Die einfache und die doppelte Buchführung lassen sich recht einfach auseinanderhalten, da sie deutliche Unterschiede in zentralen Punkten aufweisen. Welche das sind, haben wir Ihnen hier einmal zusammengefasst:

Einfache BuchführungDoppelte Buchführung
Erfasst Einnahmen und Ausgaben zur Gewinnermittlung sowie für eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)Geschäftsvorfälle werden auf zwei Konten gebucht - Konto und Gegenkonto
Gilt für Freiberufler sowie Unternehmen, die weniger als 60.000 € Umsatz oder Gewinn pro Jahr erzielt haben Erfasst Einnahmen sowie Ausgaben für eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und für die Bilanz zum Jahresabschluss
Gilt nicht für im Handelsregister eingetragene Kaufleute (e.K) und KapitalgesellschaftenGilt für Unternehmen, die mehr als 60.000 € Umsatz oder Gewinn erwirtschaftet haben, sowie alle Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften, die im Handelsregister aufgeführt sind

Shopify-Buchhaltung: Apps im Überblick

Shopify bietet im Shopify App Store viele Buchhaltungs-Apps an. Einige davon haben schon im vorangegangenen Kapitel Erwähnung gefunden. Nachfolgend werden wir auf einige der Apps genauer eingehen, mit denen Sie ganz einfach Shopify Rechnungen erstellen können.

pathway Buchhaltungsexport

Pathway Buchhaltungsexport App LogoUm die Buchhaltung zu entlasten und mühseliges Zuordnen von Transaktionsdaten händisch zu erledigen, erhalten Sie mit pathway Exporte im DATEV-Format. Hierfür müssen Sie lediglich die Buchhaltungs Export Pro App installieren. Die Lösung wurde zusammen mit Shopify-Händlern und Steuerberatern entwickelt. In wenigen Klicks können Sie alle relevanten Daten abrufen und exportieren.

Die Vorteile:

  • DATEV-konforme Exporte inkl. Rückerstattungen, Rabatte & Liefergebühren für Ihren Steuerberater

  • Multi-Shop: Verwalten Sie mehrere Ihrer Shops mit nur einem Tarif

  • Umsätze lassen sich nach Lieferland trennen (OSS)

  • Abgleich aller Zahlungsanbieter (z.B. Shopify Payments)

  • Monatliche Kündigung möglich

  • Onboarding erfolgt gemeinsam mit Ihrem Steuerberater

Preisstruktur (netto):

Der niedrigste Tarif „Starter“ geht bei 29€/Monat los für bis zu 250 Bestellungen pro Monat. Bei bis zu 7500 Bestellungen greift der „Professional“ Tarif für 49€ bis 149€ pro Monat. Alles darüber deckt der „Enterprise“ Tarif ab für 149€ im Monat. Je 1.000 weiterer Bestellungen kommen hier zusätzlich 10€ zur Monatsgebühr dazu.

pathway Buchhaltungsexport wird auch von unserem Kunden Live Fast Die Young genutzt.

Ein Screenshot der Exportmöglichkeiten der Pathway Buchhaltungsexport App

WISO MeinBüro

WISO MeinBüro App LogoMit der Buchhaltungssoftware WISO Mein Büro lassen sich alle relevanten Funktionen abbilden, von der Rechnungserstellung bis hin zu Jahresabschlüssen. Die Integration erfolgt über die WISO App im Shopify App Store.

Die Vorteile:

  • Automatisches Abgleichen von Zahlungen und automatisches Mahnwesen

  • Erstellung von Rechnungen bei der sämtliche Bestelldaten automatisch von Shopify übernommen werden

  • DATEV-Schnittstelle für Steuerberater

Preisgestaltung (netto):

  • WISO MeinBüro kann 14 Tage kostenlos getestet werden. Anschließend kostet das günstigste Paket 6,00€ im Monat bei Abschluss eines Jahresabos für die Web-Version. Darüber hinaus gibt es auch noch eine Desktop-Version ab 9,90€ pro Monat. Beide Versionen sind nicht miteinander kompatibel.

pathway Rechnungsprinter

pathway Rechnungsprinter App LogoEine Shopify App für die reine Rechnungserstellung bietet der pathway Rechnungsprinter. Dieser erstellt für jede Bestellung im Shop eine dazugehörige Rechnung. Über die Plattform des Anbieters kann Zugriff für den Steuerberater gewährt werden.

Die Vorteile:

  • Automatische und rechtskonforme Kundenrechnungen versenden

  • Lückenlose und fortlaufende Rechnungsnummern und Gutschriften

  • Kombinierbar mit Shopify POS

  • Ausgelegt für viele Bestellungen, internationale Lieferländer und Steuersätze

Preisgestaltung (netto):

  • Das kleinste Paket mit bis zu 50 Rechnungen im Monat startet bei monatlich 9,99$. Ab 2.500 Rechnungen sind es 19,99$ pro Monat. Pro weiterer 1.000 Rechnungen steigt der Preis um 5$.

Unser Kunde ooia nutz pathway Rechnungsprinter für ihre Shopify Buchhaltung.

Order Printer Pro

Order Printer Pro App LogoFür den automatisierten Rechnungsversand können Shopify-Händler auch auf Order Printer Pro setzen. Für eine umfangreiche Gestaltung der Rechnung ist zusätzlich die Order Printer Template App notwendig.

Die Vorteile:

  • Automatische Versendung einer PDF-Rechnung zu jeder Kundenbestellung

  • Export der Daten als Bulk-Export möglich

  • Filterung und Erstellung von Rechnungen aus dem Shopify-Backend und POS möglich

  • Unterstützt Shopify Markets (Übersetzungen, Multi-Währung, Steuern)

Preisgestaltung (netto):

  • Bis zu 50 Bestellungen im Monat ist die App kostenfrei. Anschließend wird eine monatliche Gebühr von 10$ erhoben.

Order Printer Pro wird auch von unseren Kunden wie Gymondo, Vogue oder Shape Republic genutzt.

Lesetipp: Weitere Shopify-Tools für ein erstklassiges E-Commerce-Business, finden Sie in unserem Beitrag zu den 15 besten Shopify-Apps.

Sufio

Sufio Shopify AppSufio ist eine Shopify App, die rein zur Rechnungserstellung genutzt werden kann. Die Rechnungen können hier als PDF heruntergeladen und an den Kunden verschickt werden. 

Die Vorteile: 

  • Automatische Erstellung und Versendung von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen

  • Rechtmäßig in über 50 Ländern

  • Dokumente lassen sich in 35 Sprachen übersetzen

  • Anpassung der Vorlagen: Logo, Farben und Schriftarten können eingesetzt werden

  • Drucken und herunterladen vieler Rechnungen zugleich, vereinfacht das Teilen

  • B2B-Verkäufe: Überprüfung der MwSt. in der EU, sowie das Einstufen von steuerbefreiten Kunden

Preisgestaltung (netto)

Sufio kann über einen Zeitraum von 14 Tagen kostenlos getestet werden. Anschließend kann man zwischen verschiedenen Plänen wählen: 

  • Basic-Plan für $19/Monat inklusive 50 Rechnungen

  • Standard-Plan für $49/Monat mit unbegrenzter Anzahl an Rechnungen sowie weiteren Funktionen

  • Premium-Plan für $129/Monat mit unbegrenzter Anzahl an Rechnungen und vielen weiteren Funktionen, wie z.B. Priority-Support und Angebote und Kostenvoranschläge 

  • Enterprise-Plan für $499/Monat mit unbegrenzter Anzahl an Rechnung sowie allen verfügbaren Funktionen

Unser Kunde #You nutzt Sufio für die Buchhaltung der Brand Ava & May.

Ein Screenshot von sevDesk App Backend invioces Sektion

Fazit: Deshalb sollten Sie Ihre Shopify-Buchhaltung automatisieren

Ab einem gewissen Bestellaufkommen werden manuelle Prozesse zum Bottleneck Ihres Unternehmens, da sie viele Ressourcen binden und enorm fehleranfällig sind. Die Shopify-Buchhaltung bildet da keine Ausnahme. Die automatische Rechnungserstellung kann Ihnen und Ihrem Team im Geschäftsalltag eine Menge Arbeit abnehmen und dabei helfen, Ihre Zahlungsströme zeitnah und je nach App gemäß DATEV zu dokumentieren. Das wiederum hilft den Behörden dabei, Ihre Geschäftsvorfälle nachzuvollziehen und beugt Rückfragen und damit einhergehende Unannehmlichkeiten vor. Im Beitrag haben wir Ihnen einige der renommiertesten Shopify-Buchhaltungs-Apps vorgestellt, die Ihren Unternehmensalltag sicher vereinfachen werden.

Wir unterstützen Sie gerne bei allen Anliegen rund um Ihre Buchhaltung mit Shopify oder weiteren Fragen zu Ihrem Projekt. Kontaktieren Sie uns.

Häufig gestellte Fragen zur Shopify-Buchhaltung

Was ist Buchhaltung?

Buchhaltung ist ein wichtiger Teil des Finanzmanagements in Unternehmen und Organisationen. Es bezieht sich auf die systematische Erfassung, Organisation, Analyse und Dokumentation finanzieller Transaktionen und Geschäftsvorgänge.

Kann Shopify Rechnungen erstellen?

Jein. Von Haus aus lassen sich mit Shopify keine Rechnungen erstellen. Aus diesem Grunde stellt das kanadische Unternehmen allen Interessierten einen kostenlosen Rechnungsgenerator zur Verfügung, der über den Webbrowser genutzt werden kann. Für Unternehmen mit einem gewissen Bestellaufkommen ist das aber natürlich keine adäquate Lösung, weshalb es viele Shopify-Apps gibt, die die Rechnungserstellung automatisieren können.

Welches Rechnungsprogramm für Shopify?

Es gibt eine große Palette von Rechnungsprogrammen für Shopify. Einige der populärsten Shopify-Buchhaltungs-Apps sind pathway, sevDesk, lexoffice, sufio und Order-Printer Pro. Jede dieser Apps stellen wir Ihnen in unserem Blogbeitrag vor.

Wo finde ich die Shopify Rechnungen?

Shopify-Rechnungen lassen sich über den Admin-Bereich im Menü „Abrechnungen“ einsehen. Sofern Sie eine App für die Verwaltung Ihrer Shopify-Buchführung verwenden, verfügt diese aber womöglich auch über ein eigenes Menü, in dem die Rechnungen aufgeführt sind.

Was muss eine Shopify-Rechnung alles enthalten?

Für eine Shopify-Rechnung gelten dieselben rechtlichen Voraussetzungen wie für jede andere Rechnung. Demzufolge muss Ihre Rechnung die folgenden Positionen enthalten:

  • Rechnungssteller

  • Rechnungsempfänger

  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer  

  • Rechnungsnummer

  • Rechnungsdatum

  • Rechnungspositionen (Menge und Artikelbezeichnung)

  • Datum der Lieferung / Leistungserstellung

  • Nettobetrag

  • Steuerbetrag

  • Steuersatz

  • (Optional) Grund einer eventuellen Steuerbefreiung

Welche Buchhaltungssoftware mit DATEV-Schnittstelle ist zu empfehlen?

Shopify bietet einige Buchhaltungs-Apps mit DATEV-Schnittstelle an, wie z.B. Lexoffice oder WISO MeinBüro. Welche der beiden Apps besser zu Ihnen passt, hängt von den Anforderungen ab, die sie erfüllen soll.

Wie funktioniert einfache Buchhaltung?

Bei der einfachen Buchhaltung werden Einnahmen und Ausgaben erfasst, um den erzielten Gewinn zu ermitteln und eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen zu können.

Was ist eine doppelte Buchführung?

Bei einer doppelten Buchführung, auch Doppik genannt, werden Geschäftsvorfälle auf zwei Konten gebucht - das Konto und das Gegenkonto. Auf diesen Buchungen basierend werden die Bilanz zum Jahresabschluss sowie die Gewinn- und Verlustrechnung erstellt.

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