PIM – Was ist das?

Sie haben Ihrem Team gerade mitgeteilt, dass Ihr Unternehmen bereit ist, im nächsten Jahr eine internationale Expansionsstrategie zu starten. Natürlich ist das Problem mit der Lokalisierung und den Währungen relativ klein. Ihr E-Commerce-Manager wird Ihnen vermutlich raten, einfach einen weiteren Shop einzurichten. Weniger begeistert von diesem Vorschlag dürfte Ihr Produktmanager sein. Er wird sich fragen: „Wie um alles in der Welt sollen wir zwei- oder dreimal so viele Produktinformationen verwalten und alles mit der Logistik koordinieren?“.

Oder haben Sie diese Grenze vielleicht schon überschritten - bereits erkannt, dass die manuelle Verwaltung der Produktinformationen ein Albtraum sein würde - und deshalb ein eigenes automatisiertes System eingerichtet, das seither eigentlich nur für Chaos gesorgt hat?

In beiden Fällen wird es Zeit, sich mit dem Thema PIM einmal genauer auseinanderzusetzen.

Was ist PIM?

PIM steht für „Product Information Management“ oder „Produktinformationsmanagement“ und ist die zentrale Informationsquelle zu allen Produkten eines Unternehmens. Dazu gehören logistische, technische, marketingbezogene und andere Produktdaten. Jede Information kann von allen Fachbereichen und auch von externen Partnerunternehmen eingesehen werden. Die Daten werden auch von allen Stellen gepflegt, die auf diese Informationen angewiesen sind. Dazu gehören Produktmanagement, Produktion, Einkauf, Kundenbetreuung sowie Marketing und Vertrieb.

Ein PIM-System verwaltet, konfiguriert, ordnet, übersetzt und nährt somit alle Produktinformationen. Auf die Art können Sie neuen Partnern und/oder Mitarbeitern ein schnelles Onboarding ermöglichen. Wenn Sie hingegen eher planen, mit Ihrem Onlineshop zu expandieren, dann können Sie eine Agentur mit der Übersetzung Ihrer Produktdetails beauftragen, indem Sie sie einfach mit Ihrem PIM-System verbinden.

Im Zuge einer Multichannel-Strategie kann das Produktinformationsmanagementsystem seine Stärken voll ausspielen und als zentrale Verwaltungsplattform fungieren. Anstatt Ihre Produktdaten für jeden Ihrer Verkaufskanäle einzeln pflegen zu müssen, kann das Datenmanagement in nur einem System stattfinden. Das minimiert den Arbeitsaufwand und senkt das Fehlerrisiko.

Wofür braucht man ein PIM-System?

PIM-Tools sorgen dafür, dass der Prozess des Produktinformationsmanagements schnell, effizient und produktiv abläuft. Mit solchen Systemen können alle Beteiligten zusammenarbeiten, um Produkte rechtzeitig und im Rahmen des Budgets verkaufsbereit zu machen. Produktinformationssysteme sind stark auf zukünftige Marktentwicklungen ausgerichtet und spielen daher eine immer wichtigere Rolle in Unternehmen. Warum das so ist, möchten wir Ihnen anhand der folgenden 7 Punkte erläutern.

In einem PIM-System werden all Ihre Produktinformationen gebündelt und können von Ihnen verwaltet werden.

#1 Effektive Produktdatenpflege

Mit den Produktdaten in Ihrem PIM-System können Sie vollständige, aktuelle und strukturierte Produktinformationen erhalten. Über eine Schnittstelle werden diese automatisch in das System importiert, dort medienneutral gespeichert und mit weiteren marketingrelevanten Informationen ergänzt. Dadurch wird die Pflege von Produktdaten einfacher, effizienter und schneller.

#2 Prozesse steuern

Heutzutage sind Prozesse, die ein schnelles Time-to-Market ermöglichen, für das Marketing von entscheidender Bedeutung. In einem PIM-System können Sie Workflows definieren und überwachen. Der Zeitaufwand für das Suchen und Vergleichen von Daten sowie die Verarbeitung und Präsentation von Produktinformationen wird auf diese Weise stark reduziert.

#3 Multi- und Omnichannel

Die Zahl der Kommunikations- und Vertriebskanäle nimmt stetig zu. Als Touchpoints werden häufig Online-Shops, Websites, Newsletter, Apps, Kataloge, Produktdatenblätter, Flyer, aber auch externe Marktplätze und Einkaufsplattformen sowie klassische POS genutzt. Durch die medienneutrale Datenhaltung in PIM-Systemen lassen sich Produktinformationen schnell und konsistent kanalübergreifend publizieren oder aktualisieren.

#4 Datenqualität optimieren

Vollständige, aktuelle, konsistente und fehlerfreie Produktinformationen schaffen Vertrauen und ein konsistentes Markenerlebnis. PIM-Systeme reduzieren Doppelarbeit und Fehler in Produktdaten erheblich und auch Korrekturen können so schneller angepasst werden.

#5 Internationalisierung

Sprache ist ein entscheidender Faktor im Internationalisierungsprozess. Länderspezifische Kommunikation kann über Erfolg oder Misserfolg eines Onlineshops entscheiden. Mit einem PIM-System wird das Sprachmanagement erheblich vereinfacht, da der Übersetzungsteil automatisiert und durch den Workflow gesteuert wird. Das verbessert die Geschwindigkeit und sichert die Qualität.

#6 Zielgruppenspezifität

Oft benötigt jedes Kundensegment unterschiedliche Informationen. Mit einem PIM-System können Sie Ihre Kommunikation zielgruppenspezifisch differenzieren und Inhalte steuern, wodurch die Kundenansprache erfolgsversprechender wird.

#7: Wettbewerbsfähigkeit

Produktinformationssysteme schaffen die Basis für die Weiterentwicklung Ihres Geschäftsmodells. Mit ihnen können Hersteller und Händler anpassungsfähig, innovationsbereit und somit wettbewerbsfähig bleiben.

#8 Verbesserte Kundenerfahrung

Konsistente und genaue Produktdaten tragen zu einer besseren Kundenerfahrung bei. Kunden erhalten klare und umfassende Informationen zu den Produkten, was ihre Kaufentscheidungen positiv beeinflussen kann.

So funktioniert ein PIM-System

Ein PIM-System funktioniert im Prinzip so:

1. Es bekommt Input von Eingangssystemen. Das können das ERP-System, die Lieferanten o. Ä. sein.

2. dadurch werden die bestehenden Daten weiter genährt oder neue produziert,

3. welche dann wiederum an die Ausgangssysteme übertragen werden.

Über Schnittstellen werden verschiedene angeschlossene Systeme mit dem PIM-System vernetzt. Dadurch können Daten in beide Richtungen ausgetauscht werden, entweder zu festen, periodischen Zeiten oder in Echtzeit. Technische Verbindungen finden über den traditionellen Datenaustausch (wie XML) statt. Entsprechende Felder in und aus dem System werden mit PIM abgebildet.

Für wen lohnt sich ein Produktinformationsmanagementsystem?

Mit PIM können Daten für die Mehrfachnutzung über verschiedene Publikationen, Ausgabemedien, IT-Systeme und Sprachen hinweg bereitgestellt werden.

PIM-Systeme sind vor allem für Unternehmen mit einer breiten Produktpalette relevant – unabhängig von der Unternehmensgröße. Das gilt auch für Hersteller und Händler, die mit unterschiedlichen Vertriebskanälen arbeiten, international verkaufen oder häufig Produktdaten anpassen müssen.

Unternehmensintern arbeiten in den meisten Fällen die Bereiche Produktmanagement, Einkauf, Data Compliance, Marketing sowie E-Commerce und IT mit damit.

Wie viel kostet ein PIM-System?

In vielen Fällen kann ein PIM-System vorab gratis getestet werden. Abgesehen davon variieren die Preise jedoch stark. Sie können zwischen 149 € und 10.000 € pro Monat liegen. Einige Anbieter weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Kosten für ihre PIM-Software unterschiedlich ausfallen. Sie hängen von Faktoren ab, wie:

Anzahl der:

• Besucher

• Module

• Schnittstellen und Kanäle

• Produkte

• Erforderlicher Speicherplatz

• Funktionen

• Anforderungen

Die monatlichen Gebühren variieren ebenso wie die Mindestvertragslaufzeiten. Während bei manchen Anbietern gar keine vorgeschrieben ist, beläuft sie sich bei Anderen auf bis zu 3 Jahre. Außerdem variieren die Kosten einer Lösung je nach SKU („Stock Keeping Units“ oder auch „Lagereinheit“) des Unternehmens, da verschiedene Softwarelösungen für eine unterschiedliche Anzahl von SKU sinnvoller sind als andere.

In 3 Schritten: Einführung eines PIM-Systems

Weil PIM-Systeme meist mit vielen anderen Systemen integriert werden sollen, wird ihre Implementierung häufig zu einer komplizierteren IT-Aufgabe. Es kann auch ratsam sein, dafür einen Fachmann heranzuziehen. Die Schritte sehen in der Regel wie folgt aus:

Schritt 1: Planung

Bei der Implementierung eines PIM-Systems wird grundsätzlich zu Beginn ein Lastenheft angelegt. Darin werden die Anforderungen und Spezifikationen an Umfang und Inhalt des PIM-Systems bestimmt.

Schritt 2: Umsetzung

Daraufhin kann das System weiter programmiert und angepasst werden, die Integrationen zu anderen IT-Systemen erfolgt und Konfigurationen werden durchgeführt. Danach ist es immer ratsam, das System erst einmal zu testen.

Schritt 3: Inbetriebnahme

Schließlich sollten die Nutzenden ein Briefing erhalten und das PIM-System kann in Betrieb genommen werden. Nach dem Go-Live unterstützen sowohl das Projekt-Team als auch der Software-Dienstleister die Anwendung.

Diese PIM-Systeme nutzen Latori Kunden

Akeneo

Asphaltgold nutzt das PIM-System Akeneo. Bei Akeneo handelt es sich um eine robuste Softwarelösung, maßgeschneidert für Unternehmen, um die Verwaltung von Produktdaten effizient zu gestalten. Es fungiert als zentrale Datenquelle, um Produktinformationen einheitlich zu organisieren, zu konsolidieren und über verschiedene Vertriebskanäle hinweg zu veröffentlichen. 

Plytix

Latori Kunde Shape Republic hat sich für die Nutzung des PIM-Systems Plytix entschieden. 

Plytix erfreut sich als führende Lösung im Bereich des Produktinformationsmanagements großer Beliebtheit. Der Fokus liegt auf einer effizienten, übersichtlichen Verwaltung und Veröffentlichung von Produktdaten. Die bemerkenswerte Benutzerfreundlichkeit, faire Preisgestaltung und kundenorientierte Betreuung zeichnen es aus. Diese Plattform fungiert als zentrale Schaltstelle für die Vereinigung, Strukturierung und Aktualisierung von Produktinformationen, was eine einheitliche und akkurate Präsentation über diverse Vertriebskanäle hinweg gewährleistet.

novomind iPM

B.O.C nutzt das bekannte PIM-System novomind iPM. novomind iPIM, das umfassende und modulare Commerce PIM-System der deutschen novomind AG, ermöglicht die effiziente Verwaltung, Optimierung und Veröffentlichung von Produktdaten über vielfältige Vertriebskanäle hinweg. Die Plattform bietet nicht nur umfangreiche Anreicherungsfunktionen mittels manueller und automatisierter Workflows für Eigenschaften, Bilder, Videos und Texte, sondern auch KI-basierte Bots zur automatischen Content-Erstellung, wie etwa Marketingtexte. Die nahtlose Verbindung von novomind iPIM mit Ihrem Shopify Shop stellt eine problemlose Integration sicher.

Fazit

Längst sind die Tage gezählt, als das Product Information Management nur von Personen verwaltet wurde. „Think Big“ ist das Motto und Onlineshop-Betreiber streben nach Wachstum, das keine (Länder-)grenzen kennt. Um da den Überblick über die Produkte zu behalten, wird vermehrt zu Programmen gegriffen, welche die Produktinformationen automatisch managen. Die Einführung eines solchen PIM-Systems bedeutet aber mehr als die reine Implementierung einer weiteren Software. Es sollte sich dabei immer um eine strategische Entscheidung handeln, da es mit einigen Anstrengungen und Aufwänden verbunden ist. Die Vorteile von PIM-Systemen liegen auf der Hand: Sie können Ihre Umsätze steigern, Kosten reduzieren und Risiken minimieren.